Kebijakan Privasi
Berlaku dan terakhir diperbarui: 5 November 2026
Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Wahnotif ("kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi saat Anda ("Pengguna") memakai platform Wahnotif, termasuk layanan WhatsApp otomatis, Wibi AI, Live Chat, dan fitur terkait. Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP").
1. Peran Kami terhadap Data
- Data akun Pengguna (nama, email, nomor WhatsApp, data tagihan): kami adalah Pengendali Data Pribadi.
- Data pelanggan milik Pengguna (kontak, isi percakapan WhatsApp, data pesanan/reservasi yang masuk lewat nomor Pengguna): Pengguna adalah Pengendali, dan kami bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data tersebut hanya untuk menjalankan layanan sesuai perintah Pengguna.
2. Data yang Kami Kumpulkan
| Kategori | Contoh | Sumber |
|---|---|---|
| Data akun | Nama, email, nomor WhatsApp, password (disimpan dalam bentuk hash), paket langganan | Pengguna saat mendaftar/berlangganan |
| Data transaksi | Riwayat pesanan paket/koin, status pembayaran, invoice | Pengguna & payment gateway |
| Data pelanggan Pengguna | Nama & nomor kontak, isi chat masuk/keluar, media yang dikirim (gambar, suara, dokumen), label/tag, catatan internal tim, data pesanan & reservasi | WhatsApp Pengguna, impor kontak/CSV, input Pengguna |
| Konten bisnis | Profil toko, persona AI, Knowledge Base, katalog produk (termasuk dari Google Sheets yang dibagikan Pengguna), jawaban resmi AI | Pengguna |
| Data tim | Nama & email agen CS, waktu login terakhir | Pengguna (pemilik akun) |
| Data teknis & keamanan | Alamat IP, jenis perangkat/browser, log aktivitas admin, waktu akses | Otomatis saat layanan dipakai |
| Data kunjungan situs | Halaman yang dibuka, sumber kunjungan | Otomatis di situs wahnotif.com |
Kami tidak meminta dan tidak sengaja memproses data pribadi spesifik (misalnya data kesehatan, biometrik, atau keuangan pribadi) kecuali dikirimkan sendiri oleh pelanggan Pengguna dalam percakapan.
3. Tujuan & Dasar Pemrosesan
- Menjalankan layanan (kirim/terima pesan, balasan AI, Live Chat, broadcast, katalog, reservasi): pelaksanaan perjanjian dengan Pengguna.
- Tagihan, notifikasi akun, kode OTP, pengingat masa aktif & saldo koin: pelaksanaan perjanjian.
- Keamanan (mencegah penyalahgunaan, spam, pembobolan akun, audit aktivitas admin): kepentingan yang sah & kewajiban hukum.
- Analitik untuk Pengguna (jumlah chat, jam tersibuk, pertanyaan populer): pelaksanaan perjanjian.
- Pemasaran Wahnotif ke Pengguna: persetujuan, yang dapat ditarik kapan saja.
Kami tidak menjual data pribadi dan tidak pernah menghubungi pelanggan Pengguna untuk kepentingan kami sendiri.
4. Pemrosesan oleh AI (Wibi AI)
- Untuk membalas chat, potongan percakapan terbaru, profil bisnis, dan data katalog Pengguna dikirim ke penyedia model AI (lihat bagian 6) melalui koneksi terenkripsi, lalu hasil balasannya dikirim ke pelanggan Pengguna.
- Kami memakai layanan AI berbayar (API) yang ketentuannya menyatakan data API tidak dipakai untuk melatih model publik penyedia.
- AI juga dapat menilai sentimen dan skor minat (lead score) kontak untuk membantu Pengguna. Penilaian ini bersifat bantuan; keputusan bisnis tetap di tangan Pengguna.
- Pengguna dapat menjeda AI untuk kontak tertentu, mengalihkan ke CS manusia, atau mematikan AI sepenuhnya.
5. Pembelajaran AI ("Latih Wibi")
Agar balasan makin akurat, Wibi belajar dari jawaban resmi/koreksi Pengguna, balasan CS yang disetujui, dan reaksi pelanggan atas balasan AI.
- Pembelajaran terisolasi per nomor/akun Pengguna; tidak pernah dipakai untuk akun lain.
- Contoh yang mengandung data pribadi (nomor HP, email, alamat, nomor resi/NIK/rekening pelanggan) otomatis tidak dipakai sebagai contoh untuk membalas pelanggan lain.
- Pengguna dapat melihat, mengubah, dan menghapus seluruh data pembelajaran di menu Wibi AI Assistant → Latih AI.
6. Pihak Ketiga Pemroses Data
Kami hanya membagikan data seperlunya kepada pihak berikut untuk menjalankan layanan:
| Pihak | Fungsi | Data yang dibagikan |
|---|---|---|
| Penyedia infrastruktur server (VPS) | Tempat aplikasi & database berjalan | Seluruh data layanan (tersimpan di server, tidak diolah penyedia) |
| OpenRouter dan/atau Google (Gemini) | Model AI untuk balasan, transkripsi, & analisis | Potongan percakapan, profil bisnis & katalog yang relevan |
| WhatsApp (Meta) | Jaringan pengiriman pesan | Isi pesan & nomor tujuan |
| Payment gateway (iPaymu, Moota, atau Duitku — sesuai yang dipakai) | Pembayaran langganan & pembayaran pelanggan Pengguna | Nama, email/HP, nominal transaksi |
| Penyedia email (SMTP) | Email tagihan, OTP, notifikasi | Email & isi notifikasi |
| Integrasi yang diaktifkan Pengguna (Biteship, Telegram, Google Sheets, Meta/TikTok/Google Pixel, webhook Pengguna) | Fitur pilihan Pengguna | Sesuai fitur yang diaktifkan Pengguna |
Data dapat diproses di luar wilayah Indonesia oleh penyedia AI atau infrastruktur. Kami memilih penyedia yang menerapkan standar pelindungan data yang setara atau lebih tinggi sesuai ketentuan UU PDP.
7. Lama Penyimpanan
- Riwayat chat, media, & data pertanyaan pelanggan: otomatis dihapus setelah 12 bulan.
- Data akun & transaksi: selama akun aktif, lalu disimpan sesuai kewajiban hukum (misalnya perpajakan) dan dihapus setelahnya.
- Log keamanan: disimpan secukupnya untuk investigasi penyalahgunaan.
- Cadangan (backup): dienkripsi dan diganti berkala; data yang telah dihapus akan hilang dari backup sesuai siklus penggantiannya.
Pengguna dapat menghapus kontak beserta seluruh riwayat chat dan medianya kapan saja melalui menu Buku Kontak → Hapus → hapus semua data.
8. Keamanan
- Koneksi terenkripsi (HTTPS), password disimpan dalam bentuk hash, kunci API & rahasia disimpan di server (tidak pernah dikirim ke browser).
- Login panel admin wajib kode OTP, ada pembatasan percobaan login, dan setiap aksi admin tercatat (audit log).
- Isolasi antar akun: setiap permintaan data dicek kepemilikannya. Agen tim hanya bisa membuka Live Chat milik pemilik akunnya.
- Backup harian terenkripsi.
Tidak ada sistem yang 100% aman. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan password dan tidak membagikan akun.
9. Hak Anda sebagai Subjek Data
Sesuai UU PDP, Anda berhak:
- Mendapatkan informasi tentang pemrosesan data Anda dan mengakses salinannya.
- Memperbaiki data yang tidak akurat.
- Meminta penghapusan atau pemusnahan data, serta menarik persetujuan.
- Menunda atau membatasi pemrosesan, dan mengajukan keberatan atas keputusan yang sepenuhnya otomatis.
- Mendapatkan data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin.
Ajukan permintaan ke cs@wahnotif.com. Kami merespons paling lambat 3 × 24 jam sejak permintaan diterima dan identitas terverifikasi.
Jika Anda pelanggan dari toko/bisnis yang memakai Wahnotif: data Anda dikendalikan oleh toko tersebut. Silakan hubungi toko itu terlebih dahulu; kami akan membantu toko tersebut memenuhi permintaan Anda.
10. Kewajiban Pengguna
- Memiliki dasar yang sah (misalnya persetujuan) untuk menyimpan dan menghubungi kontak pelanggan, termasuk saat broadcast.
- Memberi tahu pelanggan bahwa chat dapat dibalas oleh asisten AI dan diproses oleh penyedia layanan.
- Tidak menyimpan data rahasia di Google Sheets katalog yang dibagikan dengan link publik.
- Menindaklanjuti permintaan hapus data dari pelanggan memakai fitur hapus data yang tersedia.
11. Insiden Kebocoran Data
Jika terjadi kegagalan pelindungan data, kami akan memberi tahu Pengguna yang terdampak dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam sejak diketahui, termasuk data yang terdampak, waktu kejadian, dan langkah penanganan. Laporkan dugaan celah keamanan ke security@wahnotif.com.
12. Perubahan Kebijakan & Kontak
Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perubahan layanan atau peraturan. Perubahan penting akan kami umumkan melalui dashboard atau email. Pertanyaan terkait privasi: cs@wahnotif.com.